13. অভিযোগ পরিচালনা এবং নিষ্পত্তি

• নিচের টেমপ্লেট অনুযায়ী VO দ্বারা এই উদ্দেশ্যে রক্ষিত একটি রেজিস্টারে প্রতিটি অভিযোগ আনুষ্ঠানিকভাবে নথিভুক্ত করা হবে:

অভিযোগ নং	প্রাপ্তির তারিখ	নাম, অধিভুক্তি, ঠিকানা, যোগাযোগের বিশদ বিবরণ এবং অভিযোগের মোড সহ অভিযোগের উৎস	যাদের বিরুদ্ধে অভিযোগ দায়ের করা হয়েছে তাদের নাম এবং পদবী/অধিভুক্তি	ফাইলের রেফারেন্স নং	অভিযোগের সংক্ষিপ্ত সারাংশ	ব্যবস্থা নেওয়া হয়েছে	কর্মের তারিখ	মন্তব্য

• যদি VO সন্তুষ্ট হয় যে অভিযোগটি সুনির্দিষ্ট এবং পর্যাপ্ত প্রমাণ আছে, তাহলে পরবর্তী হিসাবে বলা হয়েছে একটি ফলো-আপ ব্যবস্থা নেওয়া হবে।
• যদি VO দেখতে পায় যে অভিযোগটি অপাঠ্য, অসম্পূর্ণ, অস্পষ্ট বা পর্যাপ্ত প্রমাণ বা সুনির্দিষ্টতা ব্যতীত, তা রেজিস্টারে 'রিমার্কস'-এর অধীনে রেকর্ড করা হবে এবং পরবর্তী কোনো ব্যবস্থা নেওয়ার জন্য মামলাটি নেওয়া হবে না।
• অভিযোগ প্রাপ্তির এক সপ্তাহের মধ্যে, VO অভিযোগকারীর কাছে একটি আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ পাঠাবে যেখানে উল্লেখিত যোগাযোগের বিশদ অনুযায়ী অভিযোগের নাম উল্লেখ করা হয়েছে এবং তাদের নিশ্চিত করতে বলবে যে নামযুক্ত অভিযোগকারী সত্যিই অভিযোগকারী।
• অভিযোগে উল্লিখিত ঠিকানায় VO থেকে যোগাযোগের ডেলিভারির পর এক সপ্তাহের মধ্যে যদি কোনও প্রতিক্রিয়া না পাওয়া যায় বা যদি উপরের প্রতিক্রিয়া নেতিবাচক হয় তবে অভিযোগটি আরও তদন্ত বা অনুসন্ধানের জন্য বিবেচনা করা হবে না।
• উপরের 'd'-এর উত্তর যদি ইতিবাচক হয়, তাহলে VO বিষয়টি তদন্ত করার জন্য উপযুক্ত তদন্তকারী কর্মকর্তা নিয়োগ করবে।
• তদন্ত কর্মকর্তা স্বাধীন তদন্ত চালাবেন এবং তথ্যদাতা, অভিযুক্ত বা অন্য কোনো ব্যক্তি, সাংগঠনিক ইউনিটের কাছ থেকে 'জানা প্রয়োজন' ভিত্তিতে অতিরিক্ত তথ্য চাইতে বা চাইতে পারেন।
• তদন্ত কর্মকর্তা একটি নির্দিষ্ট সম্মতির বিরুদ্ধে তদন্ত করার জন্য নির্ধারিত তারিখ থেকে তিন মাসের মধ্যে প্রাথমিক প্রতিবেদন এবং চূড়ান্ত প্রতিবেদন জমা দেবেন। ব্যতিক্রমী পরিস্থিতিতে, তদন্ত কর্মকর্তার অনুরোধের ভিত্তিতে এবং VO-এর সম্মতি সাপেক্ষে সিইও প্রাথমিক তদন্তের জন্য আরও এক মাস বা চূড়ান্ত তদন্তের জন্য আরও তিন মাস পর্যন্ত সময় দিতে পারেন।
• তদন্ত কর্মকর্তার কাজ হল VO-কে মামলার তথ্য জানানো।
• তদন্ত কর্মকর্তার দ্বারা জমা দেওয়া প্রতিবেদন, প্রাথমিক অভিযোগ এবং সরবরাহ করা বা পাওয়া প্রমাণের যথাযথ বিবেচনা করার পরে, VO সিইও-কে পরবর্তী পদক্ষেপের জন্য উপযুক্ত সুপারিশ করবে।
• সিইও, পালাক্রমে, হয় VO-কে অভিযোগটি বন্ধ করতে বলতে পারেন যদি প্রতিবেদনটি অমীমাংসিত হয় বা অসদাচরণ বা অন্যায়ের কোনও প্রমাণযোগ্য প্রমাণ না দেয় তবে কোনও নির্দিষ্ট ব্যবস্থা নেওয়া হবে না। যাইহোক, যেখানে উপযুক্ত সিইও এই নীতির মধ্যে তালিকাভুক্ত উপযুক্ত কর্মের অনুমোদন দিতে পারেন।
• সিইও নির্দিষ্ট মামলার তথ্য যথাযথভাবে বিবেচনা করবেন এবং নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে উপযুক্ত পদক্ষেপের সুপারিশ করবেন।
• প্রতিটি পর্যায়ে, অভিযোগ প্রাপ্তি থেকে চূড়ান্ত নিষ্পত্তি পর্যন্ত, VO সিইওকে সংশ্লিষ্ট ক্ষেত্রে অবহিত ও অবহিত রাখবেন।
• একটি ন্যায্য, নিরপেক্ষ এবং উদ্দেশ্যমূলক তদন্ত পরিচালনা করার জন্য, VO তদন্তের আগে বা চলাকালীন অতিরিক্ত পদক্ষেপের সুপারিশ করতে পারে এবং সিইও-এর অনুমোদন সাপেক্ষে এটি বাস্তবায়ন করা যেতে পারে। এর মধ্যে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে কিন্তু সীমাবদ্ধ নয়, নির্দিষ্ট ক্রিয়াকলাপ থেকে নির্দিষ্ট ব্যক্তি(দের) বিচ্ছিন্ন করা, পর্যায়ক্রমিক পর্যালোচনা বা মূল্যায়ন পিছিয়ে দেওয়া বা এমনকি রিপোর্টিং লাইন বা কাঠামো পরিবর্তন করা, বিশেষ করে অভিযোগকারী, অভিযুক্ত, VO এবং তদন্তের ক্ষেত্রে অফিসার
• স্ট্যান্ডার্ড রিপোর্টিং কাঠামো সত্ত্বেও, ভিজিল্যান্স নীতির উদ্দেশ্যে, প্রতিটি তদন্তকারী অফিসার VO এবং VO-এর কাছে সরাসরি সিইও-এর কাছে রিপোর্ট করবেন।
• VO আনুষ্ঠানিকভাবে অভিযোগকারীকে তদন্তের ফলাফল জানাবে, এটি বন্ধ হওয়ার তারিখ থেকে এক সপ্তাহের মধ্যে, যেমন। অভিযোগ রেজিস্টারে সিইওর অনুমোদন নিয়ে গৃহীত পদক্ষেপের রেকর্ডিং।